Uma marca d’água pode ser automaticamente gerada no rodapé de cada página do documento impresso, sendo possível identificar o usuário, o computador e a data da impressão. Esta técnica permite rastrear e inibir a impressão de documentos confidenciais, bem identificar pessoas que enviam a impressão e não coletam.
O usuário faz a cópia no painel da impressora e o PrintSpy registra nos relatórios, podendo vincular o código utilizado ao mesmo usuário de impressão, produzindo uma visão realista do custo gerado por cada pessoa.
Relatórios e gráficos exibem o total de impressão de cada centro de custo, permitindo cobrar gerentes de departamento, gerar competição pelo menor custo e atribuir o custo de impressão a quem é de direito. A distribuição de responsabilidades contribui para disseminar e efetivar o gerenciamento de impressão.
O centro de custo pode ser solicitado ao usuário através de um popup na estação de trabalho, no ato da impressão. Deste modo é possível atribuir a impressão dinamicamente a um cliente ou projeto.
Para certificar-se que a pessoa imprimindo é o usuário atualmente conectado no computador pode-se solicitar a senha a cada impressão. O PrintSpy permite solicitar também o usuário, para situações de uso compartilhado do computador.
Quando a ilha de impressão fica distante dos usuários é comum ocorrerem impressões que nunca são coletadas. Com o Release Station é possível manter as impressões suspensas no servidor até a liberação num terminal próximo às impressoras. Esta função também permite proteger impressões com conteúdo sensitivo. O Release Station pode ser utilizado ainda em modo “operador” onde uma central de cópias imprime e distribui documentos para todos os usuários.
2. As funcionalidades disponíveis variam de acordo com a versão do software.
3. Em modelos compatíveis.
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