O que é um gerenciador de impressão?
Gerenciador de impressão é uma ferramenta que coordena o processo de impressão em um ambiente corporativo de modo a otimizar os custos envolvidos, auditar e restringir o uso, e garantir a disponibilidade operacional dos recursos. Para auxiliar neste processo nós produzimos o PrintSpy, um software que vai ao encontro das necessidades de gerenciamento através da aplicação de políticas.
Para compreender como políticas de impressão podem ser aplicadas devemos entender os agentes envolvidos no processo:
As impressoras
As impressoras podem ter váriadas especificações e tecnologias, jato de tinta, laser, colorida, monocromáticas, A3, velocidade de impressão, número de bandejas, etc. Há no mercado uma gama de fabricantes de equipamentos com ofertas das mais variadas em termos de especificação e preço. A impressora pode ser também uma multifuncional, sendo que neste caso ela pode também reproduzir um documento físico existente, isto é, realizar uma fotocópia.
Dentro das empresas há geralmente uma determinada quantidade de impressoras com o objetivo de permitir que as pessoas possam desempenhar as suas atividades profissionais, emitindo documentos que serão usados externamente ou internamente. Distribuir as impressoras adequadamente dentro da empresa é um dos aspectos de gerenciamento. Acompanhar o seu estado técnico de modo que estejam sempre funcionais é outro.
O usuário
O usuário do processo de impressão é geralmente funcionário da empresa, ou organização, mas pode também ser um agente externo, como um aluno em uma instiuição de ensino.
Do ponto de vista do usuário, a impressora é um recurso útil facilmente disponível. A maior parte das pessoas não associa a disponibilidade da impressora ao custo efetivo gerado por página impressa. Considerando a enorme facilidade em se obter informações digitais, livros, apostilas, piadas, fotos, etc, a utilização deste recurso para fins pessoais torna-se muitas vezes uma questão apenas de ausência de controle. Além disto, muitas pessoas desenvolvem o hábito de imprimir documentos sem que isto seja efetivamente necessário para cumprir o seu ciclo normal de trabalho.
Controlar a utilização do recurso por usuários, identificar o que está sendo impressão, rastrear a sua origem, aplicar limitações de quantidade, tipo ou acesso são aspectos de gerenciamento.
A administração
As empresas trabalham com orçamentos e metas para cada departamento ou grupo de indivíduos, o que não seria diferente para gastos com impressão.
Em muitas empresas ocorre a alocação do custo total de impressão no setor de Tecnologia da Informação, o que é uma distorção, afinal toda a empresa realiza aquele custo, sendo este setor responsável apenas pela disponibilidade e acesso ao recurso. Distribuir adequadamente o custo de impressão por setor, projeto, etc é um aspecto de gerenciamento.
O revendedor de impressão
A impressora é um equipamento complexo. Ela requer um uso e configuração adequados, além de manutenção periódica. Aliado a isto a impressora precisa de insumos para produzir o tão desejado documento. Considerando esta complexidade, algumas empresas optam por contratar os serviços de terceiros, que em alguns casos responsabilizam-se apenas pelo equipamento, e em outros por todo o processo de impressão, incluindo muitas vezes até mesmo o papel.
O anglicismo massificado para esta realidade é outsourcing, que significa tercerização, neste caso, da impressão. Daí a expressão típica outsourcing de impressão.
O revendedor de impressão fornece todo ou parte do processo e cobra por página impressa dentro de um ciclo, considerando geralmente uma franquia mínima que permita reduzir o risco de aquisição dos equipamentos. Do ponto de vista da empresa, o que o revendedor de impressão muitas vezes apresenta são valores opacos, sem indicação de como ocorreu o gasto. Oferecer maior visibilidade a estes custos, com indicação de quem os realizou, e como foram realizados, é um aspecto de gerenciamento. Uma expressão comum para esta tarefa é realizar a bilhetagem da impressão, uma tentativa de segmentar este aspecto do gerenciamento como um todo.
Um outro aspecto de gerenciamento é coletar automaticamente os contadores físicos dos equipamentos, evitando o acesso físico de terceiros a setores internos privativos da empresa. Além disto, contar com um terceiro independente que coleta estes dados fornece uma segurança maior quanto à sua confiabilidade.
O cliente
Em alguns ambientes, como escritórios de advocacia, contabilidade, administração de condomínios, elaboração de projetos, o custo da impressão é repassado para o cliente. Neste caso é preciso distribuir adequadamente cada impressão realizada para o seu efetivo destinatário, de uma forma que ele possa auditar e remunerar os gastos.
Distribuir adequadamente as impressões por cliente é um dos aspectos de gerenciamento.
O que esperar do gerenciamento de impressão realizado pelo PrintSpy
O PrintSpy é apenas uma ferramenta. Os resultados podem variar de acordo com as intenções específicas da empresa e a energia dedicada ao processo. Geralmente o que desejamos é um melhor custo-benefício na utilização dos nossos recursos, reduzindo desperdícios.
Qual é o potencial de economia com impressão ao utilizar o PrintSpy?→